مراکز اسناد نه فهرست درستی دارند نه همکاری اصولی می‌کنند

استاد جعفریان عزیز،
امروزه مراکز مهم آرشیوی در ایران – که می توانند آرشیوهایشان را برای پژوهش در اختیار پژوهشگران قرار دهند – بسیار اندک هستند، انسجام ملی هم دیده نمی شود که اگر سازمان و وزارتخانه ای توان خدمات اسنادی ندارند در اختیار سازمان اسناد ملی قرار دهند، سازمان اسناد ملی هم البته برنامه جامعی هم در این باره ندارد.

کافی است در ایران یک برگ سند بخواهیم، چرخه اداری پرسش ها و پاسخ ها (سنگ اندازی ها) شروع می شود:

نخست: معرفی نامه دارید؟ برای چی روی این موضوع کار می کنید؟ برای کی کار می کنید؟ کجا چاپ می شود؟ اسم مرکز ما کجای کار می آید؟ اگر قرار است اسناد ما کار شود ما باید کار را ببینیم و تایید کنیم و …

دوم: شورای نفایس موافقت نکرد، پرونده اش فعلا در دستور کار نیست، با این تعداد سند موافقت نشد، از فلان تعداد سند درخواستی فقط فلان تعداد موافقت شده آن هم ما انتخاب می کنیم، باید تعهد بدید که کار چاپ شد، فلان تعداد نسخه بما بدهید و …

سوم: اسناد ما هنوز فهرست نشده، تا فهرست نشود نمی توانیم در اختیار شما قرار دهیم، سند را فقط می توانید بخوانید و یادداشت بردارید و …

حال همه این ها در حالی است که پژوهشگر خود با هزار مشقت توانسته بفهمد که در این مرکز آرشیوی درباره موضوعی که کار می کند، فلان تعداد سند دارد، آن هم به نوعی با رمل و اسطرلاب و حدس و گمان و پیگری؛ چون بسیاری از مراکز آرشیوی هنوز فهرست مختصر و یا جامع اسناد خود را منتشر نکردند و حتی در اینترنت هم قرار ندادند و نه خود می دانند که چه دارند و نه می گذارند که دیگران بدانند که چه چیزهایی هست.

به همه این ها، تنوع رفتارهای مدیریتی و تغییرات اداری را هم بیفزایید و بی پولی سازمان ها را هم چاشنی آن کنید، مشخص می شود که باید چه رنجی کشید تا پژوهشی درباره اسناد انجام شود.

اما در فرنگ و کشورهای متمدن، اگر سندی در آرشیوهایشان هست بیشترشان فهرست شده و فهرست ها در دسترس است، اگر قرار باشد ارائه شود، ارائه می شود و اگر سطح دسترسی داشته باشد، اعلام شده، اگر قرار است ندهند می گویند تا چه سالی نمی دهند و …، یعنی پژوهشگر از ابتدای کار تکلیفش با کار و حوزه پژوهشش مشخص است.

آیا مدیران مراکز اسنادی در ایران وقوف کامل به کار سند پژوهی دارند، من بعید می دانم که چنین حساسیتی باشد، چرا که دست کم اگر حساسیتی در این باره بود، ما این قدر برای دریافت اسناد با چالش مواجه نمی شدیم؟

آیا مدیران مراکز اسنادی ایران، دغدغه این کار را دارند، یا فقط پست سازمانی است که خالی مانده و به نوعی باید پر شود. با توجه اندک فعالیت هایی که دیده می شود و نیز نداشتن چشم اندازهای سند پژوهی و خدمات آرشیوی در این نوع مراکز مشخص می شود که دغدغه مدیریتی هم نیست.

آیا نیروهای زبده سند پژوه و فهرست نویس اسناد در این سازمان ها وجود دارند؟ با توجه به نوع خدماتی که داده می شود، این هم جزو محالات باید برشمرد، به ویژه کافی است پژوهشگری از مرکزی به دلیل همکاری نکردن، ایرادی بگیرد، بلافاصله پاسخ غیر مستند و غیر علمی که می دهند، مشخص می کند که تا چه اندازه این مراکز فقر کارشناسان خبره دارد.

در زمان شما در کتابخانه موزه و مرکز اسناد مجلس حرکت خوبی شروع شد، که شاید یکی از دوره های طلایی پژوهش هم در حوزه نسخه های خطی و هم در حوزه پژوهش های اسنادی را در چند دهه اخیر در ایران رقم زد، اما چه فایده که این حرکت هم با رفتن شما زود غروب کرد. – سعید میرمحمدصادق

*بحث از سختگیریهای مراکز اسنادی، بی توجهی به مراجعین، فهرست نشدن اسناد و دیگر دشوار یهای موجود در این مراکز مورد انتقاد اساتید و پژوهشگران قرار گرفت و چندین یادداشت نوشته شد. یادداشت بالا از دانشمند محترم جناب آقای سعید میرمحمد صادق است که آثار فراوانی شامل تصحیح و تالیف دارند. – رسول جعفریان

———————–
یک پاسخ از وزارت خارجه که می گوید پیشرفتهایی صورت گرفته است (بدون ویرایش و با همین شیوه خط و خطایی که می بینید):
در مورد انتقادات اخیر به نحوه ارائه خدمات از سوی مرکز اسناد وزارت امور حارجه موارد ذیل لازم به ذکر است. بی آنکه بخاهم خودمان را بی ایراد بدانم، بایستی گفت:
– مبنای قضاوت ها به سالهایی بر می گردد که تحولات جدید در اداره اسناد آغاز نشده بود. ینی چهارسال قبل که جناب اسماعیل نیا بار این مجموعه را بدون داشتن اختیارات لازم بر عهده داشته است.
– در آن مقطع سالانه بین دویست تا سیصد هزار برگ اسکن میشده که پاسخگوی نیاز مراجعان نبوده بویژه سوابق نشان می دهد بخش عمده توان مرکز صرف ارائه خدمات به نهادها می شده است.
– اکنون اما محدودیت ها بسیار رفع شده، ما در سه سال اخیر برای پاسخگویی به نیاز محققان بالغ بر سه میلیون برگ اسکن کرده ایم
– توازن در ارائه خدمات به نهادهای دولتی و پژوهشگران غیر دولتی ایجاد کردیم. بعضن با اغماض تعداد بیشتری از اسناد را به آنها داده ایم. از سال ۹۲تاکنون بالغ بر ۱۴۰۰ محقق را پاسخگویی کردیم. با وجود امکانات کم، خدمات ما با خدمات سازمان اسناد قابل مقایسه نیست. سازمان اسناد در هر هفته بیش از یک درخواست و حداکثر ۳۵سند به محقق می دهد اما ما در مرکز اسناد وزارت خارجه، پس از انتخاب نهایی حداکثر طی یک تا دو هفته تا ۲۵۰ سند را تحویل می دهیم.
– مدتی است که اسناد P.R.O را از مخزن خارج و در اختیار محققان قرار می دهیم و قریب دویست جلد (حدود نود هزار برگ) آن اسکن شده است.
– علیرغم برخی مخالفت ها، دفاتر اصل و سواد مکاتبات قاجار را از مخزن پلمپ شده خارج کردیم و سال گذشته تمام آنها یعنی معادل بیش از سیصد هزار سند دوره قاجار اسکن شده اند. مهم تر از آن، کار سترگ فهرست نویسی اسناد مزبور را از اواخر سال گذشته آغاز کردیم و بالغ بر پانزده مجلد فهرست نویسی شده یا در دست اقدام است. در سال جاری پنج نفر نیروی متخصص پروژه ای به این مهم اختصاص دادیم.
-پس از وقفه ای دوازده ساله، نرم افزار بانک اطلاعات را بروز رسانی کردیم و مهمتر از آن بیش از پنجاه هزار سند قاجار را ورود اطلاعات کردیم تا در اختیار محققان قرار گیرد
– بالغ بر صدوپنجاه مجلد اسناد مکمل را اسکن کردیم و در صورت درخواست در در لحظه، در اختیار محققان قرار می دهیم
– در طی سالهای گذشته تعداد زیادی کتاب سند پژوهی را تعیین تکلیف، تامین مالی و انعقاد قرارداد کردیم که هر سال تعدادی از آنها چاپ می شوند.
– ایراد ما بیش از همه به عدم اطلاع رسانی باز می گردد. ایراد داریم اما قضاوت عملکرد ما بر اساس تجارب سالهای گذشته، منصفانه نیست.
بهزاد خاکپور- مرکز اسناد وزارت امور خارجه